Assistent*in Büromanagement (d/m/w)

Berlin

Teilzeit

Befristet

Übersicht

Der Bereich Veranstaltungen konzipiert Programminhalte aller zeitbasierten Kunstformen wie Theater, Tanz, Performance, Musiktheater, Film, Videokunst, Literatur sowie populär ausgerichtete Diskurse für breite Zielgruppen – unter anderem Menschen aus der diversen Stadtgesellschaft, Kinder, Jugendliche und Familien sowie nationale und internationale Besucher*innen.

Die Veranstaltungen orientieren sich an den Zielen des Humboldt Forums, ein Ort für die diverse Stadtgesellschaft, für internationale Vielstimmigkeit und für Transdisziplinarität und Erfahrungswissen. Die Kuration und künstlerische Begleitung der Veranstaltungen wird prozessorientiert in Zusammenarbeit mit internationalen Künstler*innen, Mitgliedern der diversen Stadtgesellschaft und Expert*innen aus kulturellen Traditionen entwickelt.

Die Stiftung Humboldt Forum sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Assistent*in Büromanagement (d/m/w)

Ihre Aufgaben

In Ihrer Position unterstützen Sie administrativ das Team und die Bereichsleitung einschließlich organisatorischer Arbeiten zur Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen mit Protokollführung. Zu Ihren Aufgaben gehören ebenfalls:

Sie arbeiten bei der Organisation und Vorbereitung zu Veranstaltungen mit sowie bei der Betreuung von internationalen Gästen.
Sie nehmen Kooperationsanfragen von Kulturschaffenden, Vereinen und Kultureinrichtungen an.
Sie fertigen nach Vorlagen Verträge für Künstler*innen.
Sie koordinieren die Beauftragung und Abrechnung von Veranstaltungsfotograf*innen.
Sie erfassen und kontieren Eingangsrechnungen vor mithilfe eines ERP-Systems.
Sie kontrollieren Dienstreiseanträge und -abrechnungen vor.
Sie pflegen Daten in der CRM-Software und unterstützen bei dem Einladungsmanagement.
Sie lesen Texte in Deutsch und Englisch zur Korrektur.
Sie unterstützen bei der Betreuung von Freiwilligendienstleistenden (FSJ-Kultur).

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/-mann oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.
Sie haben idealerweise Berufserfahrung im Kultur- oder Veranstaltungsbereich.
Sie bringen Begeisterung für Veranstaltungen im künstlerischen, kulturellen und wissenschaftlichen Kontext mit.
Sie verfügen über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sowie Organisationstalent.
Sie sind teamorientiert und flexibel.
Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und gängigen Internet-Anwendungen und bringen die Affinität zur Arbeit mit Datenbanken mit.
Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot

Ein inspirierendes, kreatives und offenes Arbeits- und Kommunikationsumfeld mitten im Herzen Berlins mit direkter ÖPNV-Anbindung
Moderne Ausstattung (Laptop, ggf. Tablet, Office365, Atlassian Produkten, u.v.m.)
Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team sowie Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung
Sichere Bezahlung und Vorzüge tarifvertraglicher Konditionen des TVöD Bund, wie z.B. 39 Std. Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaubsanspruch, Jahressonderzahlung etc.
Beratungsangebote und lebendige betriebliche Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Arbeitgeberzuschuss für das Jobticket
Mitarbeiter*innen-Rabatt in Cafés und Restaurants im Humboldt Forum
Kostenloser Zugang zu Ausstellungen und ausgewählten Veranstaltungen im Humboldt Forum sowie Zugang zu den staatlichen Museen Berlins
Regelmäßige Unternehmen- und Teamevents
und ein Team, das sich auf Sie freut!

Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD-Bund für die Entgeltgruppe 6. Die Besetzung der Stelle erfolgt befristet für 24 Monate und mit 19,5 Wochenstunden in Teilzeit.

Informationen zum Bewerbungsprozess

Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, gleich Ihrer Nationalität, kulturellen, ethnischen oder sozialen Herkunft, sexuellen Orientierung, Ihres Geschlechts, Alters oder einer Beeinträchtigung. Bewerbungen von nicht-deutschen Muttersprachler*innen sowie Menschen mit gesellschaftlichen Marginalisierungsperspektiven sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung besonders berücksichtigt.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter*innen des Personalbereichs unter bewerbung@humboldtforum.org. Ihr Bewerbungsanschreiben richten Sie bitte an Jan Linders (Bereichsleiter).

Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden.

Bewerbungsfrist

Lust darauf ein Teil der Stiftung Humboldt Forum zu werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis einschließlich 19.04.2026 ausschließlich über das verlinkte Onlineformular.

Über uns

Das Humboldt Forum ist ein neuer Stadtraum in der historischen Mitte Berlins – ein Ort für Kultur und Wissenschaft, Austausch und Debatten. Ein Ort mit einer besonderen Geschichte. Namensgeber sind die beiden Forscher, Reformer und Visionäre Alexander und Wilhelm von Humboldt. Hinter den rekonstruierten barocken Fassaden des Berliner Schlosses und in einer modernen Architektur finden sich herausragende ethnologische Sammlungen, temporäre Ausstellungen, Veranstaltungen, Vermittlungsformate sowie digitale Projekte zu aktuellen, globalen Themen. Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist eine Stiftung bürgerlichen Rechts. Im Auftrag des Bundesbeauftragten für Kultur und Medien verantwortet sie federführend mit drei weiteren Akteuren den kulturellen Betrieb und das programmatische Profil des Humboldt Forums.