Zur Unterstützung des Vorstands suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Fremdsprachenassistent*in (d/m/w)
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen den Vorstand, insbesondere den Generalintendanten, im operativen Tagesgeschäft und übernehmen dabei eine zentrale Rolle in der Kommunikation und Organisation – sowohl national als auch international. Ihre sprachlichen und interkulturellen Kompetenzen tragen wesentlich dazu bei, ein professionelles und reibungsloses Büro- und Terminmanagement sicherzustellen.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
Sie koordinieren die Terminkalender des Generalintendanten und des weiteren Vorstandes.
Sie beantworten E-Mails und Telefonanrufe, häufig in mehrere Sprachen, insbesondere Englisch.
Sie bereiten Sitzungen und Vorstandsveranstaltungen vor und nach (Terminkoordination, Raumbuchung, Bewirtung, Tischvorlagen, Präsentationen, Ergebnisprotokolle).
Sie planen mit Unterstützung der Reisestelle nationale und internationale Dienstreisen.
Sie verfassen Schreiben und Texte nach inhaltlichen Vorgaben –in deutscher und englischer Sprache.
Sie betreuen Gäste aus Kultur, Wissenschaft und Politik, darunter auch hochkarätig besetzte, internationale Delegationen – inklusive sprachlicher Unterstützung und kultureller Sensibilität.
Sie unterstützen und begleiten den Vorstand bei diversen internen und externen Terminen und Veranstaltungen.
Sie sind für die Verwaltung der Büroressourcen und der Konferenzräume verantwortlich.
Sie pflegen und aktualisieren die digitalen und Papierunterlagen des Vorstands, wie z. B. den Kontaktverteiler, Archivinformationen und interne Datenbanken.
Ihr Profil
Sie haben eine abgeschlossene schulische Ausbildung zur*m Fremdsprachenkorrespondent*in oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.
Sie haben umfangreiche Berufserfahrungen im Sekretariats- oder Assistenzbereich auf Führungsebene (mind. 2 Jahre).
Sie beherrschen die MS-Office-Programme, insbesondere MS-Excel und PowerPoint sowie die gängigen Kommunikationsmittel.
Sie arbeiten äußerst sorgfältig, eigenverantwortlich, strukturiert und lösungsorientiert.
Sie sind teamfähig und besitzen ein hohes Maß an Koordinations- und Organisationsfähigkeiten.
Sie treten sicher und überzeugend auf und verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und diplomatisches Geschick.
Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen (z. B. Französisch, Spanisch) ergänzen Ihr Profil ideal.
Unser Angebot
Ein inspirierendes, kreatives und offenes Arbeits- und Kommunikationsumfeld mitten im Herzen Berlins mit direkter ÖPNV-Anbindung
Moderne Ausstattung (Laptop, Diensthandy, ggf. Tablet, Office365, Atlassian Produkten, u.v.m.)
Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team sowie Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung
Sichere Bezahlung und Vorzüge tarifvertraglicher Konditionen des TVöD Bund, wie z.B. 39 Std. Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaubsanspruch, Jahressonderzahlung etc.
Beratungsangebote und lebendige betriebliche Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Arbeitgeberzuschuss für das Jobticket
Mitarbeiter*innen-Rabatt in Cafés und Restaurants im Humboldt Forum
Kostenloser Zugang zu Ausstellungen und ausgewählten Veranstaltungen im Humboldt Forum sowie Zugang zu den staatlichen Museen Berlins
Regelmäßige Unternehmen- und Teamevents
und ein Team, das sich auf Sie freut!
Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD- Bund für die Entgeltgruppe 8. Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet. Die Stelle ist grundsätzlich für eine Wahrnehmung in Teilzeit geeignet.
Informationen zum Bewerbungsprozess
Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, gleich Ihrer Nationalität, Herkunft, sexuellen Orientierung, Ihres Geschlechts, Alters oder einer Beeinträchtigung. Bewerbungen von nicht-deutschen Muttersprachler*innen sowie Menschen mit marginalisierten Perspektiven sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.
Ihr Bewerbungsanschreiben richten Sie bitte an Prof. Dr. Hartmut Dorgerloh, Generalintendant. Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter*innen des Personalbereichs unter bewerbung@humboldtforum.org.
Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten können leider nicht erstattet werden.
Bewerbungsfrist
Lust darauf, ein Teil der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss zu werden? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere Nachweise) bis zum 02.11.2025 ausschließlich über unser Online-Formular.
Das Humboldt Forum ist ein neuer Stadtraum in der historischen Mitte Berlins – ein Ort für Kultur und Wissenschaft, Austausch und Debatten. Ein Ort mit einer besonderen Geschichte. Namensgeber sind die beiden Forscher, Reformer und Visionäre Alexander und Wilhelm von Humboldt. Hinter den rekonstruierten barocken Fassaden des Berliner Schlosses und in einer modernen Architektur finden sich herausragende ethnologische Sammlungen, temporäre Ausstellungen, Veranstaltungen, Vermittlungsformate sowie digitale Projekte zu aktuellen, globalen Themen. Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist eine Stiftung bürgerlichen Rechts. Im Auftrag des Bundesbeauftragten für Kultur und Medien verantwortet sie federführend mit drei weiteren Akteuren den kulturellen Betrieb und das programmatische Profil des Humboldt Forums.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit in der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss. Bitte füllen Sie das folgende Formular aus. Bei Schwierigkeiten mit dem Upload der Daten melden Sie sich bitte per E-Mail an bewerbung@humboldtforum.org
